Spis treści:

1. Kontrole podatkowe w firmach: Jak się przygotować? 5 dobrych praktyk
2. Cyfryzacja a wzrost skuteczności kontroli skarbowych 
3. Bieżące gromadzenie dokumentów potwierdzających wykonanie transakcji 
4. Szkolenie pracowników/księgowych 
5. Posiadanie procedur podatkowych
6. Cykliczne audyty wewnętrzne lub zewnętrzne
7. Bieżące wsparcie doradcy podatkowego
8. Minimalizowanie ryzyka przed rozpoczęciem kontroli podatkowej

Cyfryzacja a wzrost skuteczności kontroli skarbowych

Na przestrzeni ostatnich kilku lat dostrzegamy wyraźny wzrost efektywności czynności sprawdzających i kontroli prowadzonych przez urzędy skarbowe. Nie są one przeprowadzane przypadkowo, lecz są wynikiem analizy przesyłanych do organów informacji podatkowych. Jest to w dużej mierze zasługą cyfryzacji systemu podatkowego. Organy podatkowe dysponują różnorodnymi informacjami, które mogą analizować, pozyskanymi zarówno z deklaracji i informacji składanych przez podatników, ale też z danych z innych organów oraz banków. 

W celu zabezpieczenia się przed ewentualnymi konsekwencjami podatkowymi warto podjąć następujące działania:

Bieżące gromadzenie dokumentów potwierdzających wykonanie transakcji 

Upewnij się, że wszystkie dokumenty są kompletne i posiadasz potwierdzenia wykonania transakcji, zarówno dla transakcji towarowych, jak i usług niematerialnych – jest to szczególnie istotne w kontekście możliwości odliczenia VAT i ujęcia kosztów w PIT/CIT. 

W przypadku usług niematerialnych sprawa jest bardziej skomplikowana niż w przypadku transakcji towarowych. Przepisy VAT i CIT nie przewidują dla usług niematerialnych szczególnych postanowień obejmujących sposobu ich dokumentowania. Jednak w doktrynie oraz orzecznictwie podkreśla się obowiązek udokumentowania faktycznego wykonania tego rodzaju usług. Posiadanie samej umowy oraz faktury dokumentującej zakup usługi niematerialnej jest niewystarczające. Należy każdorazowo zadbać, aby zgromadzona dokumentacja pozwoliła określić, jakie usługi udokumentuje faktura. Ponadto treść faktury powinna być zbieżna z treścią zawartej umowy. Dopiero posiadanie dowodów potwierdzających faktyczne wykonanie tego rodzaju usług pozwala ująć podatkowo ponoszone wydatki.

Powyższe daje podstawę, aby urzędnicy skarbowi wymagali przedstawienia dokumentacji potwierdzającej wykonanie usług. Każda faktura za usługi niematerialne powinna być odpowiednio udokumentowana w zakresie zadań, które zostały wykonane oraz odpowiedzialności, którą poniósł świadczący usługi. Im wyższa wartość usług niematerialnych, tym większe ryzyko zakwestionowania takich transakcji. Proces dokumentowania usług niematerialnych jest ściśle uzależniony od specyfiki i charakteru danej usługi. 

Wymagania dotyczące dokumentacji mogą się różnić w zależności od rodzaju usługi i jej branży. Dokumentacja może obejmować:

• efekty prac w zależności od rodzaju  usług:
  • usługi finansowe - raporty finansowe, analizy rynku, analizy inwestycyjne, kalkulacje;
  • usługi prawne, doradcze, audytorskie - opinie, analizy, umowy, projekty, protokoły;
  • usługi szkoleniowe – lista obecności uczestników szkoleni oraz materiał szkoleniowy (prezentacje, ćwiczenia);
  • usługi reklamowe i marketingowe – foldery, broszury, ulotki, prezentacje, nagrania, dokumentacja fotograficzna;
  • usługi remontowo - budowlane – protokoły zdawczo-odbiorcze, reklamacje, protokoły uwzględnień reklamacji i usunięć wad;
• zestawienia czasu pracy (timesheety) ze wskazaniem zakresu wykonanych usług w danym okresie, np. obejmujące poszczególne rodzaje prac, które wydarzyły się w danym okresie (np. spotkania z klientami lub innymi podmiotami niezbędnymi do realizacji usługi np. doradcami, prawnikami, audytorami, ubezpieczycielami, bankami, rzeczoznawcami, podwykonawcami oraz wskazaniem tych podmiotów).  

Dodatkowo wykonanie usługi może potwierdzać korespondencja mailowa, wszelkie inne zestawienia, analizy i dokumentacja wskazująca na przeprowadzone usługi, dowody podróży służbowych czy też notatki ze spotkań, narad, negocjacji.

Powyższy katalog ma charakter otwarty, a dowodem może być wszystko, co potwierdza wykonanie usługi.

Bieżące gromadzenie dokumentacji jest bardzo istotne, ponieważ skompletowanie dokumentacji po dłuższym czasie może być utrudnione z różnych względów.

Szkolenie pracowników/księgowych 

W obecnej rzeczywistości przepisy podatkowe często się zmieniają, co wymaga od firm bycia na bieżąco oraz ciągłego dostosowywania swoich procedur i praktyk. Regularne uzupełnianie wiedzy i umiejętności jest kluczowe, aby zachować zgodność z prawem i unikać potencjalnych problemów podatkowych. 

Nasze doświadczenie pokazuje, że większą efektywność dają szkolenia, które:

• są dopasowane indywidualnie dla firmy i tematyka jest skrojona do docelowej grupy odbiorców. Szkolenie indywidualne dla zespołu umożliwia dostosowanie tempa i trudności materiału do umiejętności i poziomu wiedzy uczestników, co sprzyja lepszemu przyswajaniu informacji i unikaniu sytuacji, w których niektórzy uczestnicy byliby zbyt szybko bądź zbyt wolno prowadzeni przez materiał.

Przykład: szkolenie dla zespołu wystawiającego faktury.

• mają formę warsztatową z praktycznymi przykładami występującymi w firmie i w branży. Pozwalają na aktywne zaangażowanie uczestników i praktyczne wykorzystanie zdobytej wiedzy. Uczestnictwo w grupowych dyskusjach, rozwiązywaniu zadań czy tworzeniu projektów sprzyja nie tylko lepszemu zrozumieniu tematu i zastosowaniu go w praktyce, ale również pobudza wzajemną współpracę zespołu.

Przykład: rozliczenie i obliczenie przez płatnika podatku u źródła.

• skoncentrowane na jednym lub kilku wąskich zagadnieniach, co umożliwia pogłębione zrozumienie danego tematu. Szkolenia skupiają się na określonych tematach i studium przypadków, co pozwala uczestnikom skoncentrować się na konkretnych umiejętnościach, które chcą rozwijać lub zagadnieniach, które chcą lepiej zrozumieć. 

Przykład: rozliczenie w VAT i CIT niepłaconych wierzytelności.

Dzięki temu szkolenia te są często bardziej skuteczne niż tradycyjnych formy szkoleń w formie wykładu. Prowadzone w ten sposób szkolenie przez ekspertów i praktyków przyniesie wiele korzyści, które wpłyną pozytywnie na obsługę podatkową oraz efektywność operacyjną firmy.

Posiadanie procedur podatkowych

W ramach zarządzania ryzykiem podatkowym warto rozważyć wdrożenie procedur podatkowych. Od kilku lat w przepisach podatkowych i orzecznictwie systematycznie wprowadzane są regulacje, które wymagają od przedsiębiorstw formalizowania i zachowywania należytej staranności:

• w obszarze VAT w szczególności w zakresie weryfikacji wiarygodności dostawców, w tym sprawdzanie ich rejestracji VAT, historii podatkowej – kluczowe w kontekście odliczenia podatki naliczonego;
• w obszarze CIT w sytuacji wypłat należności zagranicznym dostawcom objętych podatkiem u źródła (WHT) w zakresie ich substancji biznesowej;
• w obszarze cen transferowych w przypadku transakcji z podmiotami z rajów podatkowych, również w przypadku tzw. pośrednich transakcji rajowych.

Prowadzone również są zaawansowane prace legislacyjne, aby wszyscy przedsiębiorcy posiadali politykę podatkową.

W procedurze należytej staranności, w której zostanie opracowany system gromadzenia dowodów dostosowany do indywidualnej struktury Spółki oraz charakteru nabywanych usług niematerialnych, żeby zminimalizować ryzyko ich wyłączenia z kosztów podatkowych. Posiadanie sformalizowanej procedury należytej staranności i stosowanie się do niej postanowień jest przejawem służącym zminimalizowaniu ryzyka podatkowego.

Niezależnie jednak od nakładanych obowiązków podatkowych procedury podatkowe pomagają w zapewnieniu zgodności z obowiązującymi przepisami podatkowymi poprzez systematyczne monitorowanie i aktualizację praktyk księgowych. Dzięki jasno określonym procedurom firma może unikać błędów i pomyłek, które mogą prowadzić do niezgodności z przepisami i nałożenia potencjalnych kar finansowych.

Cykliczne audyty wewnętrzne lub zewnętrzne

Zdajemy sobie sprawę, że audyty mogą być dla organizacji sporym obciążeniem. Jednak uważamy że jest możliwe prowadzenie efektywnych audytów bez „wywracania do góry nogami” przedsiębiorstwa z minimalnym tylko obciążeniem i działaniem w tzw. tle, bez zarzucania księgowych wielostronicowymi kwestionariuszami.

Nasze doświadczenie wskazuje na to, że najbardziej efektywne są:

• audyty wąskich obszarów, które stanowią wątpliwości np. w zakresie prawidłowości ujmowania nakładów na nieruchomość (remont czy modernizacja), prawidłowości rozliczania WHT czy opodatkowania ukrytych zysków w firmie rozliczającej się estońskim CIT;
• audyty krótkiego czasu, np. miesiąca, kwartału.

Skuteczne jest również wprowadzenie rozwiązań w bieżącej pracy firmy, które sprawują funkcje wewnętrznego audytu:

• tworzenie pomocnych checklist - to prosty, ale potężny sposób na zwiększenie efektywności i dokładności w realizacji różnorodnych zadań. Dzięki nim możliwe jest lepsze zarządzanie czasem, unikanie pomyłek i zapewnienie, że wszystkie kluczowe kroki zostaną wykonane zgodnie z planem. Przykładowe checklisty mogą dotyczyć kompletności faktur sprzedaży i zakupu oraz dokumentów potwierdzających transakcje (np. dla transakcji WDT), zamknięcia rozliczenia VAT lub weryfikacji statusu przedsiębiorców do różnych celów. 
• tworzenie procedur weryfikacji dla kluczowych kroków rozliczenia podatkowego, weryfikacja istotnych elementów rozliczenia VAT np. przeniesienie prawidłowej nadwyżki podatku naliczonego czy rozliczenie ulgi na złe długi.

Przeprowadzanie audytów w różnej formie pomaga w wczesnym wykrywaniu nieprawidłowości, optymalizacji procesów i wzmacnianiu kontroli wewnętrznej. Na podstawie wyników firma jest w stanie podjąć kluczowe decyzje o wprowadzeniu zmian do następnych rozliczeń lub ulepszyć istniejące procesy wewnętrzne. W rezultacie pozwala to na ewentualne zniwelowanie ewentualnych nieprawidłowości przed wkroczeniem kontrolujących do przedsiębiorstwa. 

Bieżące wsparcie doradcy podatkowego

Nawet najlepszy zespół pracowników może borykać się z trudnościami, które mogą wpłynąć na prawidłowość rozliczeń podatkowych. Może to wynikać z różnorodnych przyczyn, przykładowo wynikających z:

• otoczenia prawnego - zawiłości regulacji podatkowych, brak wypracowanej praktyki, brak jednoznacznych interpretacji podatkowych;
• otoczenia gospodarczego - skomplikowane operacje gospodarcze, braku kompletności dokumentacji, problemy z komunikacją z kontrahentami;
• wewnętrznych procesów - rotacja pracowników i błędów ludzkich, braku wewnętrznych procedur postępowania, problemów technicznych/niedostatków rozwiązań systemowych.

Aby sprostać codziennym problemom podatkowym warto rozważyć skorzystanie ze stałego profesjonalnego wsparcia doradcy podatkowego. W naszym rozumieniu to nie tylko pomoc w codziennych kwestiach podatkowych, ale proaktywne wsparcie i proponowanie skutecznych rozwiązań podatkowych jako opiekun firmy. 

Minimalizowanie ryzyka przed rozpoczęciem kontroli podatkowej

Przygotowanie do kontroli podatkowej wymaga uporządkowania wewnętrznych procesów, zarówno tych bieżących, ale też cyklicznych. Jest to również istotne jeszcze przez wprowadzeniem nadchodzących znacznych zmian podatkowych (JPK księgi handlowe i KSeF). Organizacja dokumentacji, wewnętrzne audyty, szkolenia pracowników oraz współpraca z doradcą podatkowym to kluczowe elementy, które mogą pomóc w przejściu kontroli bez większych problemów. Właściwe przygotowanie firmy znacząco zredukuje stres związany z kontaktem z urzędem skarbowym i umożliwić sprawną nawigację przez ten proces bez konsekwencji podatkowych lub minimalizować ich skutki. Odpowiedzialne zarządzanie podatkami to kluczowy element efektywnego funkcjonowania każdej firmy. Chcesz wiedzieć więcej lub dowiedzieć się jak się zachować kiedy kontrola podatkowa się już rozpocznie zaglądaj regularnie na nasz blog lub skontaktuj się z nami.