Czym są procedury podatkowe?

W czasach, kiedy przepisy podatkowe są coraz bardziej skomplikowane i często się zmieniają, warto zastanowić się nad stworzeniem procedur podatkowych w firmie

1. Uniknąć błędów podatkowych w przyszłości

Procedury określają standardy działania, które pomagają pracownikom w wykonywaniu zadań w sposób konsekwentny i zgodny z oczekiwaniami. Eliminują niejasności i różnice interpretacji.

2. Wyeliminować błędy w rozliczeniach za poprzednie lata podatkowe

Przygotowanie nowych procedur opiera się na już istniejących zasadach, które są poddawane rewizji, aby zapewnić ich poprawność. Podczas tego procesu możliwe jest wykrycie błędów, które wystąpiły w przeszłości oraz ich wyeliminowanie przed ewentualną kontrolą organów podatkowych. Analiza przyczyn popełnionych błędów, pozwala zidentyfikować słabe punkty dotychczasowych praktyk. Dzięki uwzględnieniu ich w nowych procedurach, można uniknąć ich powtórzenia.

‍

3. Dochować należytej staranności

Wprowadzenie wewnętrznych procedur jest istotnym elementem ostrożnego postępowania.

‍

4.Uniknąć niepotrzebnych kosztów i sporów podatkowych

Procedury umożliwiają wczesne reagowanie i minimalizację potencjalnych strat finansowych. Systematyczne kontrole i monitorowanie działań niezgodnych z procedurami, pozwala na szybką identyfikację i eliminację problemów, zanim staną się one powodem sporów z organami podatkowymi.

‍

5. Usprawnić pracę zespołu księgowego

Dobrze zaprojektowane procedury mogą być podstawą do automatyzacji wielu procesów księgowych. Może to skutkować skróceniem czasu potrzebnego na ich wykonanie oraz zmniejszeniem ryzyka popełnienia błędów.

‍

Czy każda firma potrzebuje procedur podatkowych?

Niekoniecznie. Potrzeby w tym zakresie mogą się różnić w zależności od wielkości firmy, rodzaju działalności oraz przepisów podatkowych obowiązujących w danym kraju. Trudno byłoby również oczekiwać, że organizacje będą tworzyć procedury dla absolutnie wszystkich aspektów swojej działalności. Jest to zwyczajnie niewykonalne i niepraktyczne. Może prowadzić do nadmiernego biurokratyzmu.To nie ilość stworzonych procedur przesądza o tym, że firma odpowiedzialnie podchodzi do obszaru zarządzania podatkami, ale przestrzeganie tych procedur, które z perspektywy biznesu są kluczowe.Jakie czynniki mogą sugerować potrzebę posiadania procedur podatkowych:

‍

1. Nie da się ukryć, że im większa skala działalności firmy, tym większe ryzyko błędów w rozliczeniach podatkowych. Operacje biznesowe w tych firmach są bardziej złożone. Większa ilość transakcji, klientów, dostawców i oddziałów, może prowadzić do bardziej skomplikowanych zasad rozliczenia.
2. Firmy prowadzące międzynarodową działalność często muszą radzić sobie z różnorodnymi przepisami podatkowymi obowiązującymi w różnych krajach. Skomplikowane przepisy dotyczące opodatkowania transakcji międzynarodowych, cen transferowych oraz unikania podwójnego opodatkowania, mogą zwiększyć ryzyko błędów podatkowych.
3. Jeśli firma miała w przeszłości problemy z błędami w rozliczeniach podatkowych lub została ukarana przez organy podatkowe, może być to sygnał, że konieczne jest opracowanie bardziej rygorystycznych procedur.Pozwoli to na uniknięcie podobnych sytuacji w przyszłości.
4. Im bardziej złożone struktury organizacyjne, tym koordynacja i monitorowanie zgodności z przepisami podatkowymi na wszystkich szczeblach organizacji może być trudniejsze.

‍

Elementy dobrej procedury podatkowej

1. Cel i zakres procedury

Trzeba jasno określać jej cel oraz zakres działania, aby pracownicy mieli jasność co do tego, jaki proces podatkowy obejmuje procedura.Dla firm z sektora nieruchomości, kluczową procedurą podatkową może być rozliczenie podatku od nieruchomości. W celu prawidłowego wykonania tej procedury, pracownicy muszą wiedzieć, jakie informacje dotyczące gruntów/budynków/budowli zebrać, jak obliczać wysokość podatku oraz jak poprawnie wypełniać i składać deklaracje podatkowe w terminie.

2. Kroki postępowania

Jasno określone kroki, które należy podjąć w każdej fazie procesu podatkowego, powinny uwzględniać odpowiedzialność za wykonanie, terminy, niezbędne dokumenty i formularze oraz inne wymagane działania (np. archiwizacja).Na przykład, jeśli firma jest zobowiązana do rozliczenia podatku VAT, jasnookreślone kroki mogą obejmować następujące działania: gromadzenie danych, kontrolę dokumentów, księgowanie, obliczenie VAT, wypełnienie deklaracji VAT, zapewnienie terminowości oraz archiwizację dokumentów.

3. Przyporządkowanie odpowiedzialności

W procedurze nie może zabraknąć podziału ról i odpowiedzialności.Ma to zapewnić jasność co do tego, kto jest odpowiedzialny za wykonanie konkretnego zadania lub działania.Na przykład, jeśli firma wprowadza procedurę dotyczącą zarządzania dokumentacją podatkową, kluczowe jest precyzyjne przypisanie ról. Może to obejmować wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za gromadzenie faktur i rachunków, innego pracownika do przeglądania dokumentów pod kątem zgodności z przepisami podatkowymi, oraz księgowego do monitorowania terminów składania deklaracji podatkowych i archiwizacji dokumentów.

4. Aktualizacja i adaptacja

Procedura musi ewaluować wraz ze zmianą przepisów podatkowych oraz wewnętrznych procesów firmy. Dlatego trzeba jasno określić, w jakich odstępach czasowych będzie aktualizowana i kto będzie za to odpowiedzialny.Aktualizacja procedury może wymagać przeprowadzenia weryfikacji co kwartał lub wraz z każdą znaczącą zmianą w przepisach podatkowych. Chodzi o to, aby firma działała zawsze zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

Co decyduje o jakości procedury podatkowej?

Zgodność z przepisami prawno-podatkowym to decydujące kryterium. Po to tworzymy procedury, by firma spełniała wymogi prawne. Ja polecam Ci zwrócić uwagę również na 3 poniższe kwestie.

1. Prostota

Najbardziej skuteczne procedury są zazwyczaj najprostsze. Dlatego ja, w pierwszej kolejności stawiam na prosty język i przejrzysty dokument. Im procedura jest prostsza, tym łatwiejsza w interpretacji przez pracowników odpowiedzialnych za stosowanie. Klarowne wytyczne oraz instrukcje działania pomagają uniknąć nieścisłości i błędów w interpretacji procedury.

2. Adekwatność

Skuteczna procedura podatkowa powinna być dostosowana do potrzeb firmy, struktury organizacyjnej i specyfiki działalności. Nikomu nie potrzebne są procedury, które stanowią wyciąg z przepisów. Takie procedury nie są użyteczne.Nie powinien nas dziwić opór pracowników przed ich stosowaniem.

3. Funkcjonalność

Elementy procedury muszą być elastyczne, by dostosowywać się do warunków biznesowych, przepisów podatkowych oraz potrzeb firmy. Elastyczność procedury pozwala uniknąć nadmiernego biurokratyzmu i ułatwia jej skuteczne wdrożenie.

‍

Nie da się opisać w procedurze 100% sytuacji, które się zdarzają. Jeżeli dzieje się coś nietypowego, trzeba po prostu kierować się zdrowym rozsądkiem.

Jakich procedur podatkowych potrzebuje firma?

Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna. Ile firm – tyle procedur. Każda może inaczej rozdzielać zadania, role, odpowiedzialność.

Istnieje kilka kluczowych procedur, które są powszechnie stosowane przez większość firm. Należą do nich: procedura należytej staranności VAT, procedura należytej staranności w podatku u źródła (WHT), procedura należytej staranności MDR, audyt MDR oraz należyta staranność w cenach transferowych. Nie oznacza to, że każda firma powinna mieć wszystkie te procedury i ograniczać się tylko do nich. Komplikowanie przez ustawodawcę szeroko rozumianych przepisów, uzasadnia wdrażanie procedur, rozumianych jako instrukcje rozliczania takich podatków jak CIT, PIT, czy nawet podatek od nieruchomości.

Każdą procedurę trzeba dostosować do potrzeb przedsiębiorstwa. Jeśli wypłaty należności do podmiotów zagranicznych, które podlegają opodatkowaniu podatkiem u źródła (WHT) występują incydentalnie i są to niskie kwoty, spółka nie potrzebuje rozbudowanej procedury należytej staranności. Podobnie może być w przypadku procedury należytej staranności w cenach transferowych, jeśli skala transakcji z podmiotami powiązanymi jest mała. Wybierając obszar do uregulowania w procedurze, proponuję skupić się w pierwszej kolejności na tych, które generują dla firmy największe ryzyko podatkowe i mają dużą materialność. Te najprawdopodobniej będą naszym priorytetem.

Zdarzenia o większej materialności z reguły wymagają bardziej szczegółowego i skrupulatnego podejścia. Dlatego procedury powinny uwzględniać te zdarzenia, które mają największy wpływ na sytuację finansową lub operacyjną firmy oraz zapewniać ich odpowiednie monitorowanie i kontrolę. W każdej firmie próg materialności lub priorytetowe obszary działalności mogą być inne. Pamiętaj

Stworzenie i wdrożenie odpowiednich procedur podatkowych w firmie, stanowi klucz do skutecznego zarządzania podatkami. Dobrze opracowane procedury, zawierają szereg elementów, które dopasowują je do konkretnych potrzeb i charakteru firmy. Dzięki temu, mogą zapewnić nie tylko bezpieczeństwo podatkowe, ale także zwiększenie efektywności działania całej organizacji.Dlatego warto poświęcić czas na ich właściwe przygotowanie i implementację.Szczególną uwagę polecam zwrócić na jakość wprowadzonych rozwiązań, tak, aby jak najlepiej odpowiadały one specyfice i skali działalności firmy.

‍