Wystawienie faktury za najem nieruchomości komercyjnej brzmi banalnie prosto. W praktyce jednak doskonale wiemy, że rodzi to szereg problemów. Moment wystawienia faktury może wpływać m.in. na obowiązek podatkowy w VAT, kurs stosowany do przeliczenia czynszu w walucie obcej oraz okres ujęcia transakcji w rozliczeniach. Ale także na relacje z najemcami, inne obowiązki podatkowe i porządek w KSEF. W tym artykule odpowiadamy na częste praktyczne pytania dotyczące wystawiania faktur dla najemców.

W skrócie: Fakturę za najem wystawia się najpóźniej z upływem terminu płatności czynszu określonego w umowie, a nie do 15. dnia następnego miesiąca, jak przy wielu innych usługach.

W praktyce trzeba pilnować trzech dat:

• okresu, którego dotyczy czynsz,
• umownego terminu płatności,
• faktycznej daty wystawienia faktury.

Kiedy wystawić fakturę za najem?

Według przepisów fakturę za najem należy wystawić nie później niż z upływem terminu płatności wynikającego z umowy.

Przykład. Czynsz za wrzesień jest płatny do 10 października. Faktura wystawiona 3 albo 10 października będzie terminowa. Faktura wystawiona 1 listopada będzie już spóźniona.

Zatem wniosek mamy taki, że w zakresie najmu nieruchomości komercyjnych okres, którego dotyczy usługa i termin płatności to dwie odrębne informacje. Nie należy ich utożsamiać.

Dlaczego nie 15. dzień następnego miesiąca?

Przy najmie obowiązuje w tym zakresie regulacja szczególna, dlatego nie stosuje się ogólnego terminu fakturowania do 15. dnia następnego miesiąca.

Ma to konkretne znaczenie dla systemów księgowych. Jeżeli program automatycznie stosuje regułę „15. dzień następnego miesiąca”, może generować faktury po terminie wynikającym z umowy najmu.

W praktyce właśnie w tym miejscu często powstają błędy: system fakturujący działa według jednego schematu, podczas gdy poszczególne umowy przewidują inne terminy płatności.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy VAT z tytułu najmu ?

Obowiązek podatkowy przy najmie powstaje z chwilą wystawienia faktury.

Jeżeli jednak nie wystawisz faktury w terminie, obowiązek VAT powstaje z upływem terminu, w którym faktura powinna była zostać wystawiona.

Najprościej można tę zasadę sprowadzić do jednego zdania: wcześniejsza faktura przyspiesza obowiązek wykazania VAT, natomiast spóźniona faktura go nie opóźnia.

Spójrz na poniższą tabelę, żeby zobaczyć to na przykładzie:

Termin płatności — data faktury — moment powstania VAT

• 10 października — 3 października — 3 października
• 10 października — 10 października — 10 października
• 10 października — 20 listopada — 10 października
• 10 października — brak faktury — 10 października

Faktura wystawiona po terminie a obowiązek podatkowy w przypadku świadczenia usług najmu

Spóźnienie z wystawieniem faktury nie przesuwa momentu powstania VAT na dzień faktycznego wystawienia dokumentu.

Przykład. Czynsz jest płatny do 30 września, natomiast fakturę wystawiono 5 października za wrzesień. Dla VAT właściwą datą pozostaje 30 września, ponieważ tego dnia upłynął termin wystawienia faktury za najem. Jeżeli VAT został rozliczony dopiero w październiku, takie ujęcie faktury będzie wymagać korekty JPK_V7 za wrzesień i październik.

To szczególnie łatwo przeoczyć na przełomie miesięcy. Sam raport faktur wystawionych w danym miesiącu może wtedy nie wystarczyć do prawidłowego ustalenia VAT. Trzeba również identyfikować faktury wystawione po terminie oraz faktury, które nie zostały wystawione mimo upływu terminu płatności.

To pokazuje szerszy problem: przy najmie prawidłowe rozliczenie VAT nie zależy wyłącznie od danych znajdujących się na wystawionych fakturach. Trzeba zestawić je również z warunkami wynikającymi z umów.

Jaki kurs walutowy zastosować do faktury za najem?

Przy fakturach za najem wystawianych w euro lub innej walucie obcej moment wystawienia faktury wpływa nie tylko na okres rozliczenia VAT. Może również decydować o kursie, według którego należy przeliczyć podstawę opodatkowania na złote.

Jeżeli kwoty służące do określenia podstawy opodatkowania są wyrażone w walucie obcej, co do zasady stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.

Przy najmie obowiązek podatkowy powstaje zasadniczo w dniu wystawienia faktury. Jeżeli zatem faktura zostanie wystawiona prawidłowo i terminowo, właściwy dla VAT będzie co do zasady kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej wystawienia.

Przykład. Czynsz wynosi 10 000 euro i jest płatny do 10 października. Fakturę wystawiono 3 października. Obowiązek podatkowy powstaje 3 października, dlatego do przeliczenia wartości dla VAT należy przyjąć kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego 3 października.

Czy spóźnienie z wystawieniem faktury zmienia kurs walutowy?

Tak, ale nie w ten sposób, że stosujemy kurs z dnia poprzedzającego późniejsze wystawienie faktury.

Jeżeli faktura zostanie wystawiona po terminie, obowiązek podatkowy powstaje już z upływem terminu, w którym faktura powinna zostać wystawiona. Przy najmie jest to co do zasady termin płatności.

W konsekwencji również kurs walutowy trzeba powiązać z tą wcześniejszą datą.

Przykład. Czynsz wynosi 10 000 euro i zgodnie z umową jest płatny do 10 października. Fakturę wystawiono dopiero 1 listopada. Obowiązek podatkowy powstał 10 października, a nie 1 listopada. Do przeliczenia podstawy opodatkowania dla VAT należy więc co do zasady zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego 10 października. Nie będzie właściwy kurs z dnia poprzedzającego faktyczne, spóźnione wystawienie faktury.

To oznacza, że spóźniona faktura może generować podwójny problem: VAT może zostać wykazany w niewłaściwym okresie, a system księgowy może dodatkowo zastosować niewłaściwy kurs, jeżeli automatycznie pobiera go według faktycznej daty wystawienia dokumentu.

W przypadku faktur walutowych warto więc kontrolować nie tylko datę faktury, ale także to, z jakiej daty system pobrał kurs walutowy. Przy fakturze wystawionej po terminie kurs nie powinien być automatycznie ustalany na podstawie późniejszej daty dokumentu.

Faktura za najem wystawiona z góry

Fakturę za najem można wystawić przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy.

Zasadniczo faktury nie można wystawić wcześniej niż 60 dni przed wykonaniem usługą albo przed otrzymaniem zapłaty W przypadku najmu ograniczenie to nie znajduje jednak zastosowania, także przy wystawieniu z znacznym wyprzedzeniem, jeżeli faktura wskazuje, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.

Możliwość wcześniejszego wystawienia faktury nie oznacza jednak neutralności takiego działania dla VAT.

Jeżeli podatnik wystawi właściwą fakturę dokumentującą najem za określony okres rozliczeniowy, obowiązek podatkowy co do zasady powstanie już w dniu jej wystawienia.

Ma to znaczenie zwłaszcza przy zmianie modelu fakturowania, np. z faktur za okresy miesięczne na jedną fakturę obejmującą cały rok. Przed taką zmianą warto ocenić nie tylko wygodę operacyjną, ale również wpływ na moment rozliczenia VAT.

Faktura za najem wystawiona z dołu

Faktura może zostać wystawiona po zakończeniu miesiąca najmu, jeżeli termin płatności przypada później.

Przykład. Czynsz za wrzesień jest płatny do 10 października. Faktura wystawiona 3 października jest prawidłowa, a VAT powstaje 3 października.

Nie należy jednak z tego wyciągać wniosku, że każdą fakturę za najem można wystawić dopiero po zakończeniu miesiąca.

Jeżeli umowa przewiduje płatność przed rozpoczęciem danego okresu albo w jego trakcie, faktura musi zostać wystawiona najpóźniej w wynikającym z umowy terminie płatności.

Przy portfelu wielu nieruchomości warto więc sprawdzić, czy system fakturujący rzeczywiście rozróżnia różne modele płatności przewidziane w umowach. Samo przyjęcie jednego schematu dla wszystkich najemców może prowadzić do systemowego przesunięcia momentu wystawiania faktur.

Zaliczka na poczet najmu a VAT

Zaliczkę na przyszły najem trzeba odróżnić od czynszu płatnego z góry oraz od właściwej faktury wystawionej przed rozpoczęciem okresu najmu. To trzy różne zdarzenia, mimo że z perspektywy przepływu pieniędzy mogą wyglądać podobnie.

Samo otrzymanie zaliczki na poczet przyszłego czynszu nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w VAT. Wynika to ze szczególnych zasad dotyczących usług najmu - w ich przypadku, zgodnie z art 19a ust, nie działa ogólna zaliczkowa reguła właściwa dla towarów i usług, także wtedy, gdy przed wykonaniem usługi otrzymano całość albo części zapłaty.

Takie podejście potwierdzają sądy administracyjne, a także stanowisko Dyrektora KIS. Oznacza to, że otrzymanie pieniędzy z góry za przyszły okres najmu nie oznacza automatycznie konieczności rozliczenia od nich VAT w momencie otrzymania zaliczki.

Czy trzeba wystawiać fakturę zaliczkową?

Co do zasady nie.

Przepisy o VAT wyłączają obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej dla wpłat dotyczących usług najmu objętych szczególnym momentem powstania obowiązku podatkowego; potwierdzają to także przepisy art. 19a ust. 5 pkt 4 oraz art. 106b ustawy.

Trzeba jednak zwracać uwagę na treść wystawianego dokumentu.

Jeżeli zamiast dokumentowania samej wpłaty wynajmujący wystawia fakturę za konkretny okres najmu, znaczenia nabiera reguła, zgodnie z którą VAT powstaje w momencie wystawienia faktury.

Dlatego pojęć „zaliczka na najem”, „czynsz płatny z góry” i „faktura za najem wystawiona z góry” nie należy używać zamiennie. Pierwsze pojęcie odnosi się do momentu zapłaty, drugie - do umownego terminu płatności czynszu najmu, a trzecie - do momentu wystawienia faktury. Każde z tych zdarzeń może mieć inne znaczenie dla momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT.

Termin wystawienia faktury za czynsz – na co zwracać szczególną uwagę?

Ryzyko błędnego rozliczenia podatków przy wynajmie nieruchomości rzadko wynika z samego brzmienia przepisu. Znacznie częściej powstaje na styku umowy, systemu księgowego i procesu fakturowania.

W praktyce szczególnie warto zwrócić uwagę na sytuacje, w których:

• system stosuje 15. dzień następnego miesiąca zamiast terminu płatności z umowy,
• okres najmu jest mylony z terminem wystawienia faktury,
• VAT rozpoznawany jest według daty spóźnionej faktury,
• każda wcześniejsza wpłata traktowana jest jak opodatkowana zaliczka,
• zaliczka, czynsz z góry i faktura wystawiona z góry są traktowane jako to samo zdarzenie,
• stosowany jest nieprawidłowy kurs walutowy do przeliczenia podstawy opodatkowania w fakturach wystawionych z opóźnieniem.

Przy większym portfelu nieruchomości pojedynczy błąd w ustawieniach systemu może powtarzać się przy wielu najemcach. Dlatego warto sprawdzić nie tylko poprawność pojedynczej faktury, ale również to, czy warunki wynikające z umów najmu są prawidłowo odwzorowane w procesie fakturowania.

FAQ - termin wystawienia faktury za najem

Czy fakturę za najem trzeba wystawić do 15. dnia następnego miesiąca?

Nie. Fakturę za najem wystawia się najpóźniej z upływem terminu płatności wynikającego z umowy. Termin do 15. dnia następnego miesiąca dotyczy wielu innych usług, ale nie najmu objętego regulacją szczególną.

Co, jeśli faktura za najem została wystawiona po terminie?

VAT powstaje z upływem terminu, w którym faktura powinna była zostać wystawiona. Późniejsze wystawienie dokumentu nie przesuwa momentu powstania obowiązku podatkowego.

Czy można wystawić fakturę za najem z góry?

Tak. Trzeba jednak pamiętać, że wystawienie właściwej faktury może spowodować powstanie VAT już w dniu jej wystawienia. Co do zasady dokument można wystawić nie wcześniej niż 60 dni przed wykonaniem usługi, ale przy najmie także wcześniej, jeśli wskazuje, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.

Czy można wystawić fakturę za najem z dołu?

Tak, jeżeli termin płatności przypada po zakończeniu okresu najmu. Faktura nadal musi jednak zostać wystawiona najpóźniej z upływem tego terminu.

Czy zaliczka na najem powoduje VAT?

Co do zasady nie. Najem jest wyłączony z ogólnej reguły opodatkowania zaliczek, także wtedy, gdy przed wykonaniem usługi otrzymano całość lub części zapłaty za najem.

Czy trzeba wystawić fakturę zaliczkową?

Co do zasady nie. Trzeba jednak odróżnić dokumentowanie samej zaliczki od wystawienia właściwej faktury za konkretny okres najmu.

Najważniejsza zasada - termin wystawienia faktury za najem

Punktem wyjścia przy fakturowaniu najmu jest termin płatności wynikający z umowy. To on wyznacza najpóźniejszą datę wystawienia faktury.

Data wystawienia faktury może przesunąć moment VAT tylko w jedną stronę - do przodu. W drugą stronę nie działa: dokument wystawiony po terminie nie cofa już powstałego obowiązku podatkowego.

Biorąc powyższe, przy większym portfelu nieruchomości nie jest to więc wyłącznie problem prawidłowej interpretacji przepisów. Kluczowe jest takie ustawienie procesu fakturowania, aby terminy wynikające z umów były prawidłowo odwzorowane w systemie i kontrolowane również na etapie wysyłki faktur do KSeF.

Nie wiesz, kiedy wystawić fakturę za czynsz? Wsparcie doradcy podatkowego

Pamiętaj jednak, że nawet jeśli pomylisz się przy fakturowaniu (lub zrobi to automatyczny program), jako doradcy podatkowi znamy narzędzia pozwalające poprawić ten błąd stosunkowo niewielkim nakładem sił. Nie zawsze będzie konieczne do tego wprowadzanie dużych zmian operacyjnych, które prawdopodobnie w Twojej spółce trwałyby długo i obciążały wiele osób.

Jeżeli zatem masz wątpliwości, czy Twoje faktury za najem są wystawianie i rozliczane prawidłowo, skorzystaj z doświadczenia naszych doradców podatkowych wyspecjalizowanych w obsłudze nieruchomości komercyjnych. Skontaktuj się z nami i opowiedz o swojej sytuacji.

‍

‍